大型会议活动策划注意事项

1、举办活动应本着讲求实效、杰出特色的原则，避免雷同、重复。

2、活动应及早谋划与确定。约请国外、境外人士前来参加活动，至少于半年前发出约请，寄送项目说明材料。

3、会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人执行和保管，以免遗忘或者丢失。

4、通常要准备主席台领导席卡，主持人席卡和报到席席卡，矿泉水，主席台发放的文件材料(通常需求用粉红纸打印)，笔，鲜花，研会旗帜，国歌磁带等。

5、大型活动还须设报到席，派专人负责报到。

6、由多个机构共同举办的活动，要事前明确各自职责分工，避免多头指挥、多头对外。

7、东莞活动策划要确定开幕时刻应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时刻举行，避免时刻过长。

8、通常至少需求提前2小时进入会场，留足布置会场的时刻，与会人员需求提前半小时开始进场。

9、领导嘉宾需求事前联络好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场。

10、开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。

11、开幕式宣布的到会活动领导人名不宜过多。在介绍“到会××活动的领导、贵宾”中，不应包括主办单位的领导人，应是外宾、外单位领导人。通常状况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是国家领导人的则应先报)；如有外国驻华大使参加的，其方位则应提前(因其是外国元首的代表)。

12、开幕式剪彩活动能免则免，确需安排剪彩活动的，剪彩人不宜多，为节约起见，应以彩带代替绸带。

13、在开场称呼中，可按国际惯例称“女士们、先生们”，或“贵宾们、女士们、先生们”，后面不用再加“朋友们、同志们”。

14、讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量概括，以节约鼓掌时刻，运用现场翻译时，应尽量控制场面，使讲话人与译员相配合，不要在中文讲完时中方人士当即鼓掌，应而在翻译完后中外双方共同鼓掌，以示对外宾的尊重。

15、所借的音响设备必须事前调试，保证万无一失；如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备(也须调试)，并安排专人负责。

16、考虑到翻译上的艰难，讲话中避免运用国内工作中常用的缩略语或惯用语，如“三改一加强”、“扫黄打非”等)或引用古诗、谚语。

17、对外讲话中(含文件、材料)，宜用“我国”、“中国政府”等。

18、如果现场需求播放ppt，需事前将一切需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，并按次第加前缀，需求事前调试投影仪方位，调试好分辨率等；

19、大型活动策划需事前制造议程PPT，一项议程一页PPT，字体大一点，可适当配相关图片，配合主持人介绍时播放议程PPT，留意电脑屏幕显示作用跟投影作用通常有较大差异，字体颜色和背景色间的对比可能需求调整、

20、介绍当地或企业状况时，要杰出重点，语言简练，一忌长篇大论，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌数字堆砌(如有必要，可提供文字材料)。

21、研讨会不同于报告会，领导人讲话、主题演讲人不宜长篇讲话。研讨会不应片面追求人数规模，而应主题明确，主持人和演讲人要有一定水平，能引起讨论，研讨会发问(含出访时对方介绍状况后发问)，要尽量简明具体，不用多说客套话。

22、介绍招商项目时，不宜以我方预计生产规模及投资数作过于精确的描述，如“生产规模125万吨，预计投资1650万元”等。一是实际数字不可能如此精确，二是生产规模和投资额应与投资者商定。

23、重要活动中，要适时提醒到会者关掉手机、寻呼机，或将其调至静音状态。

24、拜访国外机构时，应提前进行联络、确认，说明拜访目的，一经确认，应如约赴会。拜访(含到会请客)人数有增减，都应提前通知对方。

25、组织出国展览应事前进行市场调研，了解当地产品供需状况，参展企业和产品要有一定代表性，避免参展的同类产品互相压价竞争。

26、严禁携带假冒伪劣、侵犯知识产权等违禁品参展，要遵守展览规定，不违规零售展览样品，禁止出售清册外的样品和私人物品。

27、布展时应听从当地展览组织者的统一指挥，不要随意乱拉乱抢道具，货摊墙板不要用样本代替标准图片或文字说明，展品布置要留意展示和贸易作用，既不要因展品过少而使货摊空荡，也不要杂乱无章地堆积展品，搞“杂货铺”或“摆地摊”。

28、严格按展览规定的时刻参展和撤展，不迟到，不早退。

29、展出时，接待观众要热情、主动、耐心，不要在馆内扎堆聊天或货摊间相互乱串，出现货摊无人照管现象。展馆和展位应保持清洁，留意防火、防盗。

30、议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免丢失所带的物资。